Dokumenty elektroniczne powinny być magazynowanie w ten sposób aby odnalezienie poszczególnej sztuki nie sprawiało żadnego problemu. Dobre systemy archiwizacji plików dają możliwość przeglądania dokumentów przez kilku użytkowników jednocześnie. Rozwiązania tego typu powinny też dawać możliwość przesyłania informacji w niezmienionej formie przez pracowników firmy poprzez pocztę elektroniczną. Zaawansowane systemy do tworzenia elektronicznej archiwizacji danych mają wbudowane specjalne moduły, które odpowiadają za archiwizacje dokumentów, które są przekazywane za pomocą poczty firmowej.

Moduły takie mają zazwyczaj możliwość archiwizacji poczty w rzeczywistym czasie na zewnętrznym serwerze dzięki czemu skrócony zostanie czas niezbędny do stworzenia archiwum. Istnieją także moduły służące do elektronicznego przetwarzania danych, które dają możliwość między innymi archiwizacji dokumentów multimedialnych i danych magazynowanych przez użytkowników w postaci plików.

Archiwizacja danych – rozwiązania dla firm pochodzi ze strony: Blog o archiwizacji danych